Pernah dengar istilah kas kecil? Apa sih yang dimaksud dengan kas kecil? Berikut pengertian kas kecil, lengkap dengan tujuan pengelolaannya!
Istilah “kas kecil” sering didengar dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Namun penyebutan kas kecil biasanya dilakukan dengan istilah dalam bahasa Inggris, yaitu petty cash.
Secara umum, kas kecil adalah aset keuangan yang digunakan untuk keperluan perusahaan atau organisasi dalam jumlah kecil. Biasanya, kas ini digunakan untuk keperluan harian.
Yuk simak penjelasan lebih rinci mengenai apa itu kas kecil dan cara mengelolanya!
Baca juga: Inflasi vs Deflasi: Apa Bedanya dan Bagaimana Dampaknya pada Ekonomi?
Pengertian Kas Kecil
Kas adalah unsur yang paling penting dalam perusahaan. Ibaratnya, kehidupan dan kemajuan perusahaan bergantung pada kas yang dimiliki, sebagai “bahan bakar” untuk menjalankan operasional.
Ada dua jenis kas yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu cash on hand dan cash in bank. Cash on hand adalah penerimaan kas yang belum disetor ke Bank berupa uang tunai, cek pribadi, dan lain-lain.
Sementara cash in bank adalah dana perusahaan yang meliputi seluruh rekening perusahaan di bank dan dapat diambil sewaktu-waktu. Dalam praktiknya, kas kecil itu termasuk dalam cash on hand.
Secara istilah, kas kecil adalah dana yang disediakan perusahaan atau organisasi untuk memenuhi pengeluaran operasional sehari-hari yang kecil dan mendesak.
Dana ini biasanya digunakan untuk pembayaran yang tidak efisien jika harus melalui proses pencairan dana besar, seperti pembelian alat tulis, biaya transportasi, atau biaya entertain kecil.
Kas kecil dikelola dengan sistem yang memungkinkan kontrol dan pencatatan pengeluaran agar tidak ada penyalahgunaan.
Dari pengertian di atas, kas kecil memiliki beberapa kriteria, yaitu:
- Jumlahnya dibatasi, tidak lebih dan tidak kurang dari yang sudah ditentukan. Biasanya berkisar antara Rp 5 Juta - Rp 15 Juta.
- Digunakan untuk transaksi kecil yang bersifat rutin harian.
- Disimpan di tempat khusus, biasanya berbentuk box atau amplop.
- Dikendalikan oleh petugas keuangan tingkat pemula (junior cashier).
Baca juga: Cara Mengelola Uang Saku untuk Mahasiswa: Tips Hemat dan Efektif
Pengelolaan Kas Kecil
Meski jumlahnya kecil, kas kecil tetap merupakan harta yang dimiliki perusahaan. Maka dari itu, kas kecil tetap harus dikelola dengan baik, untuk mencegah potensi penyelewengan.
Pengelolaan dana kas kecil yang paling dasar adalah tidak dicampur dengan penerimaan lainnya dan harus dipisahkan dari transaksi lain.
Sistem dan prosedur pencatatan pengeluaran yang dilakukan dari transaksi kas kecil harus didefinisikan, ditetapkan dengan tegas dan tidak berubah-ubah.
Setidaknya ada dua sistem untuk mengelola kas kecil, yaitu imprest fund system dan fluctuating fund system. Berikut uraian untuk kedua metode tersebut.
1. Imprest Fund System (Metode Tetap)
Metode kas kecil yang pertama adalah metode tetap, yaitu jumlah kas kecil ditetapkan pada angka tertentu, dan setiap kali digunakan, jumlah yang sama harus diganti sehingga saldo kas kembali ke jumlah awal.
Karakteristik metode ini antara lain:
- Pemegang kas kecil akan diberi sejumlah uang yang nantinya digunakan untuk pemenuhan kebutuhan dalam waktu tertentu.
- Setelah dana kas kecil habis, kasir akan mengisi kembali sesuai dengan jumlah nominal pengeluaran.
2. Fluctuating Fund System (Metode Berubah-ubah)
Metode ini kebalikan dari metode pertama. Artinya, saldo kas kecil tidak dipatok secara tetap, dan pengisian ulang kas kecil dilakukan sesuai kebutuhan tanpa harus mempertahankan saldo tetap.
Berikut adalah karakteristik metode kedua ini:
- Pembentukan dan pengisian kembali dananya dicata di debit dalam akun kas kecil.
- Besar dana yang disediakan menyesuaikan kegiatan dari divisi yang menggunakan dana.
- Bukti pengeluaran kas kecil yang dicatat dalam buku kas kecil adalah transaksi penggunaan kredit akun kas kecil.
Kas Kecil pada Keuangan Pribadi
Apakah kas kecil juga dikenal dalam manajemen keuangan pribadi? Secara umum, istilah kas kecil ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau entitas lain seperti organisasi.
Meski begitu, kas kecil juga bisa diterapkan dalam manajemen keuangan pribadi. Dalam konteks ini, kas kecil berfungsi sebagai dana cadangan atau uang tunai yang disiapkan untuk pengeluaran harian.
Secara fungsi, kas kecil dalam konteks ini sama seperti kas kecil pada perusahaan. Bedanya jumlah kas kecil dalam konteks ini lebih kecil lagi karena hanya digunakan untuk kebutuhan pribadi.
Di era yang serba cashless seperti saat ini, keberadaan uang tunai yang selalu standby di dompet sangat penting. Pasalnya, masih banyak pedagang atau tenant yang hanya menerima pembayaran tunai saja.
Apalagi jika kamu tinggal atau sedang berada di daerah yang bukan termasuk kota besar. Keberadaan uang tunai akan sangat membantu dalam setiap transaksi.
Sama seperti pada perusahaan, kas kecil pada keuangan pribadi juga perlu dikelola dengan baik.
Mengelola kas kecil dalam konteks keuangan pribadi membantu menjaga stabilitas pengeluaran harian dan menghindari pengeluaran yang tidak terkontrol.
Berikut beberapa tips yang bisa kamu lakukan dalam menerapkan kas kecil pada pengelolaan keuangan.
1. Jumlah Kas Kecil Sesuai Kebutuhan
Alokasikan jumlah kas kecil yang sesuai dengan pengeluaran harian yang diperlukan, seperti untuk transportasi, makanan, atau kebutuhan kecil lainnya.
Menetapkan batasan ini membantu kamu memastikan uang tunai cukup tanpa berlebihan, sehingga tidak menguras anggaran utama. Sebagai contoh, jika pengeluaran harian rata-rata Rp 50 Ribu, kamu bisa menyiapkan kas kecil sejumlah itu untuk seminggu.
2. Catat Pengeluaran
Mencatat setiap pengeluaran kas kecil sangat penting untuk memastikan bahwa uang digunakan dengan tepat dan tidak ada pemborosan.
Catatan ini bisa dilakukan secara manual dalam buku catatan kecil atau menggunakan aplikasi keuangan di smartphone. Kamu akan bisa mengevaluasi apakah pengeluaran sesuai rencana atau perlu penyesuaian.
3. Isi Ulang Sesuai Anggaran
Lakukan pengisian ulang kas kecil secara berkala, misalnya setiap minggu atau bulan, berdasarkan pengeluaran yang sudah kamu catat.
Evaluasi apakah jumlah yang dialokasikan sudah mencukupi atau perlu penyesuaian. Jika kamu sering kehabisan kas kecil terlalu cepat, periksa apakah ada pengeluaran yang bisa dihindari atau dikurangi.
Pengelolaan kas kecil yang baik akan menjaga stabilitas dan kesehatan finansial. Kamu penasaran seberapa sehat finansialmu?
Saat ini, mengecek kesehatan finansial bisa dilakukan dengan mudah melalui Financial Fitness Check Up dari Ruang meNYALA.
Dengan melakukan financial fitness check up, kamu akan tahu apa yang harus kamu lakukan pertama kali supaya keuangan kamu lebih sehat dan membuatmu bahagia.
Financial Fitness Check Up bisa membantumu memeriksa kondisi keuangan hanya dalam waktu 3 menit. Lalu, kamu juga bisa membahas hasil Financial Fitness Check Up kamu dengan Nyala Trainer di Konsultasi 1 on 1.
Dengan sesi konsultasi ini, kamu bisa mengetahui bagaimana strategi yang tepat untuk keuangan kamu.
Banyak sekali manfaat yang bisa kamu dapat, bukan? Jadi, yuk segera atur keuanganmu dengan Ruang meNYALA sekarang agar kamu bisa segera #FinanciallyFit!
Baca juga: Rumus Keuangan Keluarga untuk Hidup Ideal di Jakarta