Bagi kamu yang tertarik bekerja di luar negeri maupun lokal, sangat penting untuk mengetahui cara membalas email panggilan kerja secara profesional guna menciptakan image positif. Menerima undangan wawancara melalui email memang suatu kegembiraan sehingga kesempatan ini sebaiknya tidak disia-siakan.
Ada beberapa aspek yang harus diperhatikan saat membalas email tersebut, mulai dari penentuan subjek hingga salam penutup. Selengkapnya, yuk simak cara membalas email panggilan kerja yang tepat dan contohnya di artikel ini!
Cara Membalas Email Panggilan Kerja
Membalas email panggilan kerja tidak bisa dilakukan sembarangan karena pesan yang kamu sampaikan adalah bentuk representasi diri sendiri. Maka dari itu, berikut adalah beberapa cara membalas email panggilan kerja yang profesional:
1. Mengisi Alamat dan Subjek Email dengan Benar
Pertama, cara membalas email panggilan kerja adalah memastikan alamat email yang dituju sudah benar. Jika mencantumkan alamat email yang salah, maka pesanmu akan terkirim ke pihak lain dan rekruter akan menganggap bahwa kamu tidak memberikan respon.
Lalu, dalam beberapa situasi, kamu diharuskan untuk menulis ulang email. Jika hal ini terjadi, maka kamu harus memastikan subjek yang tertera sudah benar agar rekruter tidak kebingungan. Contoh subjek email yang bisa diikuti yaitu “Konfirmasi Kehadiran Interview_Nama”.
2. Mengucapkan Salam dan Terima Kasih
Selanjutnya, cara membalas email panggilan kerja adalah mengucapkan salam pembuka, misalnya “Kepada Yth, Bapak/Ibu (Nama Rekruter)” atau “Dear, Mr./Mrs. (Nama Rekruter)” apabila pesan dibuat dalam bahasa Inggris. Setelah itu, jangan lupa mengucapkan terima kasih karena telah diberikan kesempatan untuk melakukan wawancara.
3. Memberikan Jawaban Tanpa Bertele-tele
Cara balas email interview yang penting untuk diperhatikan adalah memberikan jawaban secara singkat, padat, dan jelas. Isi pesan hanya perlu memuat konfirmasi kehadiran, baik itu diterima, ditolak, atau meminta penjadwalan ulang. Salah satu contoh konfirmasi kehadiran tersebut yaitu “Saya bersedia untuk menghadiri sesi wawancara sesuai jadwal yang telah diberikan.”
4. Memastikan Kelengkapan Interview
Terkadang, dalam email undangan wawancara, bisa saja tidak dicantumkan kelengkapan yang harus dibawa saat interview nanti. Sebagai antisipasi, sebaiknya kamu tanyakan apakah ada dokumen-dokumen yang perlu disiapkan untuk keperluan wawancara mendatang. Dengan begitu, kamu bisa lebih siap saat menjalani interview nanti.
Baca juga: 9 Tips Lulus Probation saat Jadi Karyawan Baru, Wajib Tahu!
5. Mengajukan Waktu Alternatif Jika Ingin Reschedule
Jika kamu tidak dapat hadir pada jadwal yang sudah ditentukan, maka jangan ragu untuk meminta reschedule. Sebelumnya, sampaikan permintaan maaf dan jelaskan secara singkat alasan ketidakhadiran pada jadwal tersebut.
Setelah itu, tentukan waktu pengganti yang masuk akal dan tulis secara rinci, mulai dari tanggal sampai jamnya. Lalu, pastikan untuk mengonfirmasi apakah waktu yang diusulkan sesuai dengan jadwal rekruter atau tidak.
6. Mengakhiri Email dengan Salam Penutup
Ketika sudah menulis semua hal di atas, maka cara membalas email panggilan kerja berikutnya adalah menambahkan salam penutup yang baik dan sopan. Di bagian penutup ini, kamu juga bisa menyampaikan rasa antusias untuk mengikuti sesi interview dan mengucapkan terima kasih.
7. Selalu Menyertakan Nama dan Kontak
Menyertakan nama dan kontak setelah bagian penutup termasuk cara membalas email panggilan kerja yang tak boleh terlewatkan. Hal ini harus dilakukan supaya rekruter bisa menghubungimu dengan mudah. Pastikan juga kontak yang tercantum di email masih aktif, ya.
8. Tetap Membalas Meskipun Menolak Tawaran Interview
Meskipun tidak tertarik dengan tawaran interview yang diterima, tetap saja kamu harus membalas email tersebut sebagai bentuk konfirmasi. Adapun salah satu cara membalas email panggilan kerja untuk situasi ini yaitu sebagai berikut:
“Sebelumnya, saya mengucapkan terima kasih atas undangan interview yang telah diberikan. Namun, mohon maaf, pada saat ini saya belum bisa mengikuti sesi wawancara dikarenakan (sebutkan alasan dengan singkat, jelas dan sopan).”
Hal yang Harus Diperhatikan Saat Membalas Email Interview
Selain memperhatikan struktur dan bahasannya, ada juga beberapa hal lainnya yang harus dipahami dengan benar ketika menjawab undangan wawancara melalui email. Beberapa hal tersebut di antaranya:
- Selalu memeriksa kembali email yang sudah dibuat sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan penulisan, ejaan kata, dan pemilihan kata.
- Menggunakan bahasa yang sopan, formal, dan hindari penggunaan emoticon demi menjaga profesionalitas.
- Mengirimkan balasan sesegera mungkin dan sesuai jam kerja pada umumnya.
- Membuat salinan pesan ke email pribadi untuk memastikan email yang dibuat benar-benar sampai ke rekruter.
- Jika undangan wawancara mencantumkan email dari pihak lain selain rekruter, pilih opsi “Reply All” saat mengirimkan balasan agar semua pihak dapat menerima konfirmasi kehadiran.
Baca juga: Apa itu Kerja Cerdas? Ini Pengertian dan Tips Melakukannya
Contoh Balasan Email Interview
Supaya lebih paham bagaimana cara membalas email panggilan kerja secara profesional, kamu bisa menyimak contoh balasan untuk mengonfirmasi kehadiran interview melalui email di bawah ini:
1. Contoh Balasan Email Interview dalam Bahasa Indonesia
Subjek email: Re: Panggilan Interview PT XYZ - [Nama]
Kepada Yth, Bapak A
Terima kasih atas kesempatan wawancara yang diberikan untuk posisi Digital Marketer di PT XYZ. Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya dapat hadir untuk wawancara pada tanggal 18 Desember 2023, pukul 13.30 WIB.
Mohon beritahu saya jika terdapat informasi lebih lanjut atau dokumen yang sekiranya perlu dipersiapkan untuk keperluan wawancara mendatang.
Saya sangat antusias untuk mengikuti wawancara nanti dan belajar lebih banyak terkait kesempatan bekerja di PT XYZ. Sekali lagi, terima kasih telah mengundang saya.
Hormat saya,
[Nama]
(+62)8xxxxxxxxxxx
2. Contoh Balasan Email Interview dalam Bahasa Inggris
Email subject: Re: Interview at XYZ Corp - [Name]
Dear [Recruiter's Name],
I hope this message finds you well. I wanted to extend my sincere appreciation for considering me for the Digital Marketer position at XYZ Corp. I am thrilled about the opportunity to interview for this role.
I confirm my availability for the interview scheduled on December 18th, 2023, at 13:30 WIB. Kindly let me know if there are any additional details or specific documents that I should prepare beforehand.
I am genuinely enthusiastic about the chance to discuss my qualifications and learn more about the role and the esteemed team at XYZ Corp. Thank you once again for extending this opportunity to me.
Warm regards,
[Your Name]
(+62)8xxxxxxxxxxx
Tips Keuangan Agar Finansial Stabil Sebelum Bekerja
Selain mempelajari cara membalas email panggilan kerja yang profesional, kamu juga tidak boleh mengabaikan kondisi keuangan, terutama ketika belum mendapatkan pekerjaan tetap. Tidak perlu khawatir, karena ada beberapa tips keuangan yang dapat membantumu untuk menjaga stabilitas finansial, antara lain:
1. Giat Menabung untuk Perlindungan Finansial
Menabung dapat memberikan perlindungan finansial di saat kamu belum memiliki pekerjaan tetap. Dengan menyisihkan sebagian uang dari setiap penghasilan yang kamu peroleh, kamu akan memiliki dana darurat yang bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan mendesak.
2. Merancang Anggaran Keuangan yang Efektif
Membuat anggaran keuangan sangat penting dilakukan supaya kamu tetap bijak dalam menggunakan uang yang ada. Prioritaskan apa saja kebutuhan yang harus dipenuhi setiap harinya, lalu alokasikan sejumlah dana dengan tepat.
3. Mencari Pekerjaan Sampingan Tanpa Modal Besar
Meskipun belum mendapatkan pekerjaan utama, kamu masih bisa mendapatkan penghasilan dari pekerjaan sampingan yang tak memerlukan modal besar, seperti freelancer dan affiliate marketing.
Selain menjadi sumber penghasilan, pekerjaan sampingan juga dapat meningkatkan keterampilan yang bermanfaat untuk mendapatkan pekerjaan tetap di masa depan.
Itu dia beberapa cara membalas email panggilan kerja secara profesional yang bisa kamu terapkan. Dengan mengikuti cara-cara di atas, maka rekruter bisa melihatmu sebagai kandidat yang serius dan berkomitmen tinggi.
Selain memahami cara membalas email panggilan kerja, jangan lupa siapkan juga versi terbaik dari dirimu untuk interview nanti, ya. Jika ada persiapan yang melibatkan keuangan, periksa dulu kondisi finansialmu saat ini melalui Financial Fitness Check Up agar dapat menyesuaikan anggarannya.
Financial Fitness Check Up bisa membantumu memeriksa kondisi keuangan hanya dalam waktu 3 menit. Lalu, ada juga layanan konsultasi 1-on-1 dengan Nyala Trainer untuk membahas hasil pemeriksaan dan menyusun strategi keuangan secara cermat.
Banyak manfaatnya, bukan? Yuk, atur keuanganmu dengan Ruang meNYALA sekarang guna mencapai #FinanciallyFit!
Baca juga: 50+ Kata-Kata Motivasi Semangat Kerja yang Menginspirasi